Elektronische Anbindung (EDI)
Ihr direkter Bestellweg zu uns: Übermitteln Sie uns Ihre Bestellung direkt aus Ihrer Warenwirtschaft (SAP, Navision, etc). Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit zahlreichen, zufriedenen Kunden. Nach einem Implementierungsprojekt bestellen Sie wie gewohnt in Ihrem ERP System. Dadurch sind keine größeren Schulungen notwendig.
Der dargestellte Beschaffungsprozess kann vollständig elektronisch abgebildet werden. Dabei sind verschiedene Integrationstiefen möglich (z. Bsp. Bestellung, Lieferschein, Rechnung).
Für den Datenaustausch stehen Ihnen die verschiedensten eKommunikationswege und Standardformate zur Verfügung.
Die elektronische Bestellung ist ein Teil des Beschaffungsprozesses. Durch den Einsatz digitaler Technologien im Bereich der Beschaffung, werden traditionelle papierbasierte Prozesse durch effiziente elektronische Lösungen ersetzt (E-Procurement). Diese ermöglichen es Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
Für jede Betriebsform, Branche und Unternehmensgröße stehen Ihnen E-Business-Lösungen zur Auswahl, die passgenau auf die Anforderungen im Bestellalltag ausgelegt sind. Zu den Bestellsystemen der igefa zählen der Shop, die verschiedenen Ausprägungen des icos-Kundenbestellsystems (igefa Customer Order Solution) und das Inco-Care-Easy-System , kurz ICE-System genannt.
Sehr viele Unternehmen nutzen bereits elektronische Procurement Systeme, die direkt an das ERP System oder die Materialwirtschaft gekoppelt sind. Igefa unterstützt die direkte Anbindung an Ihre ERP Software oder Ihren B2B Marktplatz. Nachfolgend sehen Sie beispielhaft einen Auszug der unterstützten Formate.
EANCOM Edifact Orders (D96A, D01B)
XML (IDOC Orders0X, cXML, XCBL, Opentrans 1.0,2.0, XOrder und viele weitere)
Rest oder Soap API Schnittstellen
diverse Flatformate ( CSV oder feste Feldlänge, Bsp. VDA)
zahlreiche Anbindungen an Branchenlösungen und Marktplätze
Um eine fehlerfreie Verarbeitung der E-Bestellungen zu gewährleisten, unterstützen wir Sie gerne mit der Bereitstellung eines elektronischen Katalogs. Für die Abbildung unseres Lieferantenkatalogs in Ihrem System gibt es eine Vielzahl von Exportformaten. Dieser kann neben den Artikelbezeichnungen zusätzliche Angaben zu Nachhaltigkeit, Mediadaten oder technischen Daten enthalten. Darüber hinaus können dynamische Punchout (OCI)-Kataloge bereitgestellt werden, um den Katalog in Ihr System zu importieren.
Statische Lösungen:
BMEcat
Das BMEcat-Format basiert auf der XML-Technologie und erlaubt den standardisierten Austausch von multimedialen Produktdaten. Darüber hinaus bietet Ihnen das Format die Möglichkeit zur Einbindung von Produktklassifikationssystemen, wie z. B. eCl@ss oder UNSPSC. Das BMEcat-Format ist branchenübergreifend im Einsatz. Wir erstellen die kundenspezifischen Katalogdaten in den Versionen BMEcat 1.2 oder BMEcat2005.
Pricat (EDIFACT)
Der Katalogstandard beschreibt eine elektronische Preisliste oder einen Katalog. Wir erstellen Ihren kundenspezifischen Katalog zum Beispiel in der Version „Gastro“ von GS1.
Delegate
Delegate ist ein CSV-basiertes Datenaustauschfomat. Wir erstellen Ihre kundenspezifischen Katalogdaten in der Version „Delegate Enhanced 2.1“.
HRPRICAT (MBS5)
HRPRICAT ist ein XML-basiertes Datenaustauschformat im Lebensmittelbereich. Wir erstellen Ihre kundenspezifischen Katalogdaten in der Version „HRPPRICAT 3.1“.
Excel/CSV
Selbstverständlich gehört die Erstellung von Excel- und CSV-Formaten auch zu unserem Standard.
Punchout Lösungen:
OCI
OCI (Open Catalog Interface) ist eine von der SAP AG entwickelte und standardisierte Katalogdatenschnittstelle. Diese dient dem Austausch von Artikelstammdaten zwischen ERP-Systemen und webbasierten Lieferantenkatalogen.
Zusätzlich zu den Standardfunktionen sind u.a. folgende weitere Funktionen erhältlich:
“DETAIL”, "VALIDATE" so wie "BACKGROUND_SEARCH"
cXML Punchout
cXML - Punchout ist eine von Ariba entwickelte und standardisierte Katalogdatenschnittstelle. Diese dient dem Austausch von Artikelstammdaten zwischen ERP-Systemen und webbasierten Lieferantenkatalogen (artverwandt mit der OCI-Schnittstelle). Wir unterstützen Level1 und Level2.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Weitere Informationen finden Sie dazu im BMF, Schreiben v. 15.10.2024.
PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen. Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere – oft manuelle – Arbeitsschritte, wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle interne Versendung zum Prüfen, verarbeitet werden können.
Der Gesetzgeber hat eine verpflichtende Umsetzung für die meisten Betriebe ab 2025 vorgegeben. In nachfolgender Grafik haben wir die Übergangsregeln über die Jahre 2025-2027 interpretiert.
Rechnungsformate igefa an Kunden
Sie haben die Möglichkeit Rechnungen per Email, im Falle einer Direktanbindung über SFTP oder AS2 oder über eine Plattform zu erhalten. Igefa unterstützt den Versand über OpenPeppol, über die Rechnungsportale der Länder oder über Rechnungsplattformen und B2B Marktplätze.
CEN EN 16931 Konforme Rechnungsformate – ZuGFeRD, XRechnung
Igefa unterstützt ZuGFeRD und XRechnung (CII) in der jeweils aktuellsten Version. Bitte beachten Sie, dass sich durch die Nutzung dieser Formate Monats- oder Sammelrechnungen nicht darstellen lassen.
Wir unterstützen die Zustellung zu allen Rechnungsportalen der Länder, auch über OpenPeppol 
EDI-Rechnung - EDIFACT, cXML, XCBL, IDOC XML, OpenTrans
Maschinell lesbare Rechnungen in nicht EN konformen Formaten werden in der Übergangsphase von Igefa unterstützt. Sofern eine Interoperabilität zur EN Norm hergestellt werden kann, auch über diesen Zeitraum hinaus.
Im BMF, Schreiben v. 15.10.2024 wird das in etwa wie folgt ausgedrückt: Im EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, sind nach 2027 zulässig, wenn sich aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.).
PDF-Rechnung & Papierrechnung
Wir werden unsere Kunden aktiv informieren und Möglichkeiten zur Umstellung auf EN- konforme Rechnungsformate anbieten.
Die Digitalisierung von Lieferscheinen ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferkettenoptimierung. Sie kann als Schlüsselkomponente gesehen werden, um Prozesse in Unternehmen effektiver, transparenter und kosteneffizienter zu gestalten. Zur Unterstützung Ihrer Beschaffungsprozesse kann Ihnen igefa sowohl elektronische Lieferscheine als auch Lieferavise digital zur Verfügung stellen.
EANCOM Edifact DESADV (D96A, D01B)
XML (IDOC Orders0X, cXML, xCBL, Opentrans)
Rest oder Soap API Schnittstellen
diverse Flatformate ( CSV oder feste Feldlänge, Bsp. VDA)
Weitere Formate auf Anfrage.
Um einen zeitgemäßen Datenaustausch mit dem Kunden zu gewährleisten, arbeiten wir mit moderner Servertechnologie. Mithilfe eines zentralen EDI-Konverters erfolgt die Kommunikation über sichere Standards und etablierte Protokolle.
Unsere Kommunikationswege sind:
AS2
AS2 (Applicability Statement 2) ist ein Standard für den gesicherten Datenaustausch. Moderne Verschlüsselungstechnologien mit Empfangsbestätigung eignen sich für den sicheren Austausch von EDI-Nachrichten.
HTTPS
Verbindungen über HTTPS (HyperText Transfer Protokoll Secure) garantieren eine einfache und verschlüsselte Kommunikation.
SFTP
SFTP (SSH/Secure File Transfer Protocol) ist ein Übertragungsprotokoll, das auf SSH basiert. Es nutzt die Möglichkeiten von SSH zur Authentifizierung und Verschlüsselung.
OpenPeppol
Das Peppol-Netzwerk ist eine Entwicklung der Non-Profit Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen.
API (Application Programming Interface)
Auf Anfrage unterstützen wir individuelle API Anbindungen.
X.400
Bei der Nutzung von X.400 (Telebox) erfolgt die Kommunikation in einem VAN (value added network). Das VAN ist ein geschlossenes Netzwerk und wird von einem Provider betrieben. Alle Kommunikationspartner sind eindeutig im VAN registriert.
In Deutschland wird der Dienst unter dem Namen BusinessMail X.400 von der Telekom als Dienstleister kostenpflichtig angeboten.
E-MAIL (SMTP)
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist die Kommunikation zwischen E-Mail-Servern. Die elektronischen Belege werden unverschlüsselt als Anhang einer E-Mail versendet.